Любовь Виноградова
Любовь Виноградова
Руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами

Электронный документооборот (ЭДО)

Для крупных покупателей поддонов электронный документооборот - необходимое решение, окупающее расходы и время на установку системы.

Работа  с первичными бухгалтерскими документами (счетами-фактурами, накладными, УПД) без использования бумажных носителей – что может быть лучше! 

Электронные формы документов есть во всех бухгалтерских программах, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Преимущества системы электронного документооборота (ЭДО) перед простой бумагой очевидны. Самое главное – ЭДО экономит время обоих контрагентов, участников сделки. При ЭДО необходимый документ попадает к контрагенту за доли секунды.

Кроме того:

  • Система не даст присвоить один и тот же номер разным документам.
  • В любой момент времени можно узнать, кто работает с документом. Сотрудник не сможет испортить или потерять документ. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить.
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить, кто и когда вносил в документ изменения.
  • Удобное планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди.

В первую очередь на ЭДО перешли наши крупнейшие и передовые клиенты, такие, как «Пивоваренная компания «Балтика».

Вообще существует 2 варианта организации системы электронного документооборота.  

Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись. 

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора. При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Мы, OPEN group,  применяем второй вариант, через оператора «Контур. Диадок». И не проблема, если наш покупатель работает с другим оператором. Мы подключаем особый сервис  «Роуминг»,  и каждый работает со своим оператором. Всем удобно! Главное, чтобы наши операторы имели между собой возможности обмена)

Есть несколько моментов, которые сдерживают повсеместное широкое распространение ЭДО. В первую очередь, это расходы на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. рублей, а также время, необходимое на установку, обучение, отладку системы.

Из нашей практики - для крупных компаний с большим документооборотом ЭДО становится необходимым решением, окупающим расходы и время на его установку.

Если ЭДО отсутствует хотя бы у части контрагентов, то необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы. Часто это становится одной из причин, почему крупные покупатели поддонов предпочитают OPEN group прочим поставщикам поддонов, не успевшим внедрить у себя ЭДО)